Vous connaissez cette frustration ? Un problème que vous pensiez avoir réglé ressurgit quelques semaines plus tard. Les mêmes dysfonctionnements, les mêmes retards, les mêmes erreurs. Vous appliquez des solutions rapides, mais rien n’y fait : le problème revient invariablement.
La méthode des 5 Pourquoi est l’outil Lean qui va changer votre approche. Plutôt que de traiter les symptômes, cette technique vous permet d’identifier et de résoudre les causes racines de vos problèmes. Simple à comprendre, redoutablement efficace à appliquer, elle transforme votre façon de gérer les dysfonctionnements dans votre service financier.
Dans cet article, nous vous expliquons comment maîtriser cette méthode avec des exemples concrets adaptés aux enjeux finance et contrôle de gestion.
Qu’est-ce que la méthode des 5 Pourquoi ?
La méthode des 5 Pourquoi est une technique d’analyse qui consiste à poser successivement la question « Pourquoi ? » pour remonter jusqu’à la cause racine d’un problème. Le chiffre 5 n’est pas magique : il s’agit simplement du nombre moyen de questions nécessaires pour atteindre l’origine réelle d’un dysfonctionnement.
Cette approche trouve ses origines chez Toyota dans les années 1950, développée par Taiichi Ohno, l’un des pères du système de production Toyota. L’objectif ? Éviter de traiter uniquement les symptômes pour s’attaquer aux véritables causes des problèmes. Cette philosophie s’inscrit parfaitement dans la démarche d’amélioration continue du Lean Management.
Le principe fondamental est simple : chaque réponse à un « Pourquoi ? » devient la base du « Pourquoi ? » suivant. Cette progression logique vous mène naturellement vers la source du problème, là où une action corrective aura un impact durable.
Comment appliquer les 5 Pourquoi étape par étape
Étape 1 : Définir clairement le problème
Commencez par formuler précisément le problème observé. Évitez les généralités et concentrez-vous sur des faits mesurables. « Les clôtures prennent trop de temps » est plus exploitable que « la comptabilité ne suit pas ».
Étape 2 : Poser le premier « Pourquoi ? »
Questionnez-vous ou interrogez les personnes concernées sur la cause directe du problème identifié. Cette méthode fonctionne aussi bien en auto-analyse qu’en interview avec les collaborateurs qui vivent le dysfonctionnement au quotidien. Cette première réponse révèle souvent un symptôme plutôt qu’une cause profonde. C’est normal et attendu dans la démarche.
Étape 3 : Creuser avec les pourquoi suivants
Chaque réponse obtenue devient le point de départ de la question suivante. Ne vous contentez pas de la première explication venue. Poussez l’analyse même si certaines réponses semblent évidentes.
Étape 4 : Identifier la cause racine
Vous atteignez la cause racine quand la réponse pointe vers un élément fondamental : un processus défaillant, une formation manquante, un outil inadapté. Cette cause, une fois corrigée, devrait empêcher la réapparition du problème.
Étape 5 : Mettre en place des actions correctives
Définissez des actions concrètes pour traiter la cause racine identifiée. Ces actions doivent être spécifiques, mesurables et attribuées à un responsable avec un délai précis.
Exemple concret : résoudre les retards de clôture comptable
Prenons un cas typique rencontré dans de nombreux services financiers :
Problème initial : Les clôtures mensuelles prennent systématiquement 2 jours de plus que prévu.
1. Pourquoi les clôtures prennent-elles trop de temps ?
→ Parce qu’il y a de nombreux écarts à vérifier et corriger.
2. Pourquoi y a-t-il autant d’écarts à vérifier ?
→ Parce que les écritures sont souvent mal catégorisées dès la saisie.
3. Pourquoi les écritures sont-elles mal catégorisées ?
→ Parce que les règles de saisie ne sont pas claires pour tous les collaborateurs.
4. Pourquoi les règles de saisie ne sont-elles pas claires ?
→ Parce qu’aucun guide de saisie standardisé n’a été mis en place.
5. Pourquoi aucun guide n’a été créé ?
→ Parce que personne n’a été désigné responsable de la documentation des processus comptables.
Cause racine identifiée : Absence de responsabilité claire sur la documentation des processus.
Solutions mises en œuvre :
- Nomination d’un responsable processus comptables
- Création d’un guide de saisie illustré
- Formation des équipes sur les nouvelles règles
- Contrôles qualité renforcés en amont
Résultats obtenus : Réduction de 40% du temps de clôture en 3 mois, diminution significative des écarts à traiter.
Les 5 Pourquoi dans l’écosystème Lean Finance
La méthode des 5 Pourquoi ne fonctionne pas de manière isolée. Elle s’inscrit dans une approche méthodologique plus large, en complémentarité avec d’autres outils Lean particulièrement efficaces. Chez Lean Lama, nous utilisons souvent les Cinq Pourquoi avec :
- Le SIPOC pour cartographier avant d’analyser : Avant d’appliquer les 5 Pourquoi, utilisez le SIPOC pour comprendre le processus dans son ensemble. Cette cartographie vous aide à mieux cerner le problème et ses interactions avec le reste du système.
- Le Gemba pour valider sur le terrain : Les 5 Pourquoi peuvent parfois mener à des hypothèses théoriques. L’approche Gemba – aller observer directement là où se déroule le processus – permet de valider vos conclusions en discutant avec les personnes qui font réellement le travail.
Ce trio SIPOC + 5 Pourquoi + Gemba constitue la base de toute démarche d’amélioration continue réussie. Chaque outil renforce les autres pour une analyse complète et des solutions durables.
Erreurs à éviter avec les 5 Pourquoi
S’arrêter trop tôt dans l’analyse
La tentation est forte de s’arrêter au premier « Pourquoi ? » qui semble logique. Résistez à cette facilité. Les vraies causes racines se cachent souvent plus profondément dans l’organisation.
Chercher un coupable plutôt qu’une cause
L’objectif n’est jamais de désigner un responsable mais de comprendre un dysfonctionnement. Orientez vos questions vers les processus, les outils, les formations plutôt que vers les personnes.
Négliger la validation sur le terrain
Vos conclusions restent théoriques tant qu’elles ne sont pas confrontées à la réalité opérationnelle. Allez vérifier vos hypothèses auprès des équipes concernées.
Oublier le suivi des actions correctives
Une cause racine identifiée sans action corrective ne sert à rien. Planifiez le suivi des mesures mises en place et vérifiez leur efficacité dans le temps.
Quand utiliser les 5 Pourquoi en finance et contrôle de gestion ?
Cette méthode s’avère particulièrement efficace dans plusieurs situations récurrentes des services financiers :
- Pour les problèmes récurrents de processus : Retards chroniques, erreurs répétitives, dysfonctionnements qui reviennent malgré les corrections ponctuelles.
- Face aux écarts budgétaires inexpliqués : Quand les chiffres ne collent pas et que les explications habituelles ne suffisent plus. Les 5 Pourquoi révèlent souvent des problèmes de processus ou d’organisation.
- Lors de dysfonctionnements organisationnels : Mauvaise circulation de l’information, conflits entre services, procédures non respectées. La méthode met en lumière les causes structurelles.
- Dans une démarche d’amélioration de la performance financière : Pour comprendre pourquoi certains indicateurs ne s’améliorent pas malgré les efforts déployés.
Transformez vos problèmes récurrents en opportunités d’amélioration
La méthode des 5 Pourquoi transforme votre approche des dysfonctionnements. Plutôt que de subir les mêmes problèmes en boucle, vous développez une capacité d’analyse qui s’attaque aux causes profondes. Cette approche méthodique, héritée du Lean Manufacturing, trouve une application naturelle dans l’optimisation des processus financiers.
L’efficacité de cette méthode réside dans sa simplicité et sa rigueur. Pas besoin d’outils complexes ou de formations longues : une feuille de papier et la volonté de creuser suffisent. Pourtant, les résultats sont souvent spectaculaires quand elle est bien appliquée.
Testez dès aujourd’hui cette approche sur un problème récurrent de votre service. Vous découvrirez probablement des causes que vous n’aviez jamais soupçonnées et des solutions plus durables que vos correctifs habituels.Vous souhaitez aller plus loin dans l’optimisation de vos processus ? Découvrez comment la méthode Lean peut transformer votre service ou réservez directement un appel avec Morgane.
