Septembre 2027, une échéance qui arrive plus vite qu’on ne le pense. D’ici quelques mois, les PME devront recevoir et émettre toutes leurs factures au format électronique. Ce qui semblait être une date lointaine devient une urgence, dès aujourd’hui.
Face à cette transformation obligatoire, deux profils d’entreprises se dessinent. D’un côté, celles qui anticipent avec une feuille de route structurée : diagnostic de l’existant, mise à plat des processus, plan d’action cadencé. De l’autre, celles qui repoussent la préparation en se disant qu’il reste du temps, jusqu’au jour où l’urgence les rattrape.
Si vous souhaitez faire partie du premier groupe, vous êtes au bon endroit. Nous avons décrypté pour vous la méthodologie en 3 étapes pour réussir votre projet de facturation électronique, et transformer cette obligation en opportunité.
Facturation électronique : Pourquoi un diagnostic est indispensable ?
L’erreur la plus coûteuse consiste à contacter des éditeurs de solutions avant d’avoir cartographié vos besoins réels. Les démonstrations commerciales sont séduisantes, les promesses d’automatisation impressionnantes. Mais ces solutions ont été conçues pour des processus standards, pas nécessairement pour les vôtres.
Les risques de cette approche précipitée se manifestent rapidement. Votre plateforme agréée ne gère pas vos cas d’usage spécifiques. Vos équipes découvrent que les interfaces avec votre ERP nécessitent des développements supplémentaires non prévus. Résultat : reconfigurations coûteuses, rallongement des délais, dépassement du budget initial.
Le diagnostic préalable représente un investissement qui se rentabilise largement. Quelques jours d’analyse évitent des mois de corrections et des dizaines de milliers d’euros de surcoûts. Cette phase vous permet d’identifier précisément vos besoins, de dimensionner correctement votre projet et de sélectionner la solution réellement adaptée.
L’approche Lean renforce cette logique : optimiser avant d’automatiser. Le diagnostic devient l’occasion de nettoyer vos flux, d’éliminer les étapes sans valeur ajoutée, de clarifier les responsabilités. Vous automatiserez ensuite des processus efficaces, pas vos problèmes actuels.
Phase 1 – Cartographier votre situation actuelle
L’objectif de cette première phase consiste à comprendre comment fonctionnent réellement vos processus de facturation aujourd’hui. Pas ce qui est écrit dans vos procédures, mais ce qui se passe vraiment sur le terrain.
💡 La méthode Lean propose deux outils particulièrement efficaces. Le SIPOC structure votre analyse en visualisant l’ensemble de la chaîne de valeur d’un processus. Le Gemba complète cette approche par l’observation directe, en discutant avec les personnes qui interviennent tout au long du cycle clients ou fournisseurs.
Pour le cycle fournisseurs, retracez le parcours complet d’une facture : réception, validation, comptabilisation, programmation et exécution du paiement. Identifiez tous les systèmes impliqués et comment ils communiquent entre eux.
Pour le cycle clients, cartographiez depuis la commande jusqu’à l’encaissement : génération de la facture, envoi, suivi des encaissements, gestion des relances.
Et documentez vos systèmes d’information. ERP, logiciels de facturation, CRM : comment ces outils s’interfacent-ils aujourd’hui ? Où se situent les ruptures de flux qui nécessitent des interventions manuelles ?
Le livrable de cette première phase se matérialise par une cartographie complète et validée de vos flux actuels. Ce document devient votre référence pour toute la suite du projet.
Phase 2 – Définir votre objectif
L’objectif de cette phase est clair : concevoir des processus de facturation et d’encaissement optimaux. Pas simplement conformes à la réglementation, mais réellement performants pour votre entreprise. Cette ambition transforme une contrainte en opportunité de modernisation.
Commencez par lister toutes les contraintes qui encadreront vos processus futurs. Les contraintes réglementaires d’abord : formats structurés obligatoires, transit par les plateformes agréées, gestion des statuts de cycle de vie, e-reporting pour le B2C et l’international. Les contraintes spécifiques à votre activité ensuite : acomptes, escomptes, sous-traitance, factures de situation, avoirs, opérations triangulaires. Cette liste exhaustive délimite votre terrain de jeu.
Puis créez vos processus idéaux sous forme de cartographie détaillée. C’est le cœur de cette phase. Pour chaque flux (cycle clients, cycle fournisseurs), dessinez le parcours optimal d’une facture : qui fait quoi, à quel moment, avec quel outil, selon quelles règles. Identifiez les points de contrôle automatisés, les validations nécessaires, les interfaces entre systèmes. Imaginez des processus fluides où les données circulent sans ressaisie, où les validations s’effectuent au bon moment par la bonne personne, où les exceptions sont gérées efficacement.
Cette cartographie cible devient votre référentiel de transformation. Elle décrit précisément comment fonctionnera votre entreprise une fois la facturation électronique déployée. Chaque acteur comprend son rôle futur. Chaque système connaît sa place dans la chaîne. Cette vision partagée facilite ensuite les développements techniques et l’adhésion des équipes.
Profitez de cette refonte pour éliminer les gaspillages identifiés lors de votre diagnostic. Ressaisies multiples, validations redondantes, contrôles en doublon, recherches d’information dispersées : tous ces dysfonctionnements peuvent disparaître de vos processus cibles. Vous automatiserez ensuite des flux optimisés, générant des gains d’efficacité bien supérieurs à la simple conformité réglementaire.
Phase 3 – Construire votre plan d’action
La troisième phase transforme l’écart entre votre existant et votre cible en actions concrètes et planifiées. Ce plan d’action devient votre feuille de route.
Plusieurs chantiers structurent votre plan d’action :
- Le nettoyage et la qualification de vos données (vos référentiels clients et fournisseurs contiennent-ils des informations à jour et valides ?)
- Les adaptations de vos systèmes d’information : Quel outil choisir ? Quelles interfaces créer entre votre ERP et votre plateforme agréée ? Quels développements spécifiques pour vos cas d’usage particuliers ?
- La formation des équipes et la conduite du changement accompagnent toute la transformation. Vos collaborateurs vont changer leurs habitudes de travail, utiliser de nouveaux outils, suivre de nouveaux processus.
Votre plan d’action structure ces chantiers dans le temps avec un planning réaliste. Identifiez les dépendances entre actions et définissez des jalons de validation pour sécuriser votre avancement.
Le livrable de cette phase se concrétise par un plan d’action opérationnel et priorisé. Ce document engage l’entreprise dans la transformation et guide toutes les équipes impliquées.
La gouvernance de ce projet conditionne sa réussite. Désignez un pilote dédié avec du temps alloué spécifiquement à ce projet. Constituez une équipe transverse associant finance, informatique et métiers.
Les 3 erreurs fatales qui font échouer la transition
- Contacter les éditeurs de solutions avant d’avoir défini ses besoins. Vous signez rapidement, rassuré d’avoir « une solution ». Six mois plus tard, vous découvrez qu’elle ne gère pas vos cas d’usage spécifiques.
- Négliger la cartographie de l’existant. Vous découvrez des flux parallèles, des cas particuliers non documentés, des interfaces oubliées. Ces découvertes tardives rallongent les délais et compliquent l’intégration.
- Empiler ce projet sur les urgences du service financier sans ressources dédiées. Sans pilote dédié, sans temps alloué, le projet n’avance pas.
Transformez l’obligation en opportunité
La facturation électronique obligatoire représente bien plus qu’une contrainte réglementaire à subir. C’est l’occasion de moderniser vos processus financiers, d’éliminer les inefficacités accumulées, de gagner en performance opérationnelle.
Les trois phases présentées dans cet article constituent votre méthodologie de réussite. Cartographier votre existant pour comprendre votre point de départ. Définir votre cible en alliant conformité et optimisation. Construire votre plan d’action pour orchestrer la transformation.
Le bon timing pour lancer l’étape 1 ? Maintenant. Entre le diagnostic, le choix des solutions, les développements techniques et la formation, vous avez du pain sur la planche. Vous souhaitez être accompagné dans votre projet ? Découvrez notre accompagnement à la facturation électronique, ou réservez directement un appel avec Morgane Kerros.
